Devenir secrétaire assistant

Quelles sont les missions de la secrétaire assistant(e) ? Découvrez son rôle en détail.

Jouant un rôle clé dans l’entreprise, la secrétaire assistante peut être polyvalente ou spécialisée dans un domaine d’activité. Elle est très souvent le premier contact d’un client, d’un visiteur ou d’un prestataire, de manière physique ou téléphonique.

Les missions de la secrétaire assistante sont essentiellement d’ordre administratif et requièrent une grande polyvalence :

• Réception et rédaction de courriers, d’e-mails et de comptes-rendus
• Accueil des visiteurs
• Gestion des appels téléphoniques
• Classement et archivage de dossiers
• Prise de notes et rédaction de comptes-rendus de réunions
• Tenue de l’agenda de la hiérarchie et du service
• Prise de rendez-vous
• Organisation des réunions d’équipe et des déplacements professionnels
• Commande des fournitures de bureau

La taille de la structure dans laquelle est employée la secrétaire assistante influe sur les fonctions qui lui sont attribuées. Plus cette structure est importante, plus les missions se spécialisent. Elle peut ainsi se concentrer sur un domaine en particulier, souvent d’ordre administratif, voire commercial ou comptable. Dans ce dernier cas, il lui sera par exemple demandé de participer à l’élaboration des fiches de paie des employés de l’entreprise.

Quelles sont les compétences requises pour devenir secrétaire assistant ?

Demandant polyvalence, esprit d’initiative, rigueur et efficacité, le poste de secrétaire assistant est primordial au sein de toute entreprise. Ce sont des atouts clés pour toute personne souhaitant évoluer dans le secteur du secrétariat.

La secrétaire assistante doit être capable de répondre à une multitude de demandes et remplir un large panel de missions. Pour cela, elle doit être organisée et méthodique. Devant fréquemment gérer plusieurs dossiers en parallèle, elle doit savoir hiérarchiser ses missions afin de les mener à bien. Elle doit se rendre disponible à tout moment et répondre à des urgences sans pour autant négliger les différentes tâches qui lui sont déléguées.

Une maîtrise parfaite de la langue française et des outils de bureautique et de traitement de texte est essentiel pour exercer le métier de secrétaire assistant, tout comme la capacité d’écrire rapidement et de synthétiser des informations.

Des qualités humaines et un bon sens du relationnel sont également nécessaires pour travailler dans le domaine du secrétariat. Être courtois est indispensable, quelle que soit la situation. Dans certains secteurs d’activités, la pratique de l’anglais, voire d’une troisième langue étrangère est une condition non-négociable.

Bien qu’ils soient accessibles aux jeunes diplômés, les postes de secrétaire assistant exigent la plupart du temps un certain niveau d’expérience.

Vous souhaitez savoir comment devenir secrétaire assistant ? Quelles sont les études à suivre pour accéder à la profession ?

Le métier de secrétaire est accessible par le biais de plusieurs formations, allant du BEP aux diplômes de niveau Bac+3. Pour accéder à des secteurs d’activité spécifiques (secrétariat juridique ou médical, vente et commerce, etc.), une formation complémentaire peut également être requise.

Équivalent à un niveau Bac, le titre professionnel Secrétaire assistant permet d’obtenir une certification reconnue, suite à un cursus de formation rapide. Educatel propose une formation 100% en ligne consacrée à la préparation de votre titre professionnel.

Accessible en ligne, notre formation de secrétaire assistante vous permet d’appréhender efficacement la méthodologie des épreuves ainsi que les compétences demandées pour réussir vos évaluations. Vous pouvez ainsi vous former à votre rythme et vous présenter à l’examen de manière autonome, dès que vous vous sentirez prêt(e) !

Notre école vous accompagne tout au long de votre préparation et met de nombreux outils à votre disposition, pour vous permettre d’atteindre votre objectif : Espace Élèves en ligne, corrections personnalisées, tutoriels vidéo, cas pratiques, permanences téléphoniques, classes virtuelles…