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Jouant un rôle clé dans l’entreprise, le ou la secrétaire assistant(e) peut-être polyvalent(e) ou spécialisé(e) dans un domaine (juridique, commercial, comptable, médical…).

Ses principales fonctions consistent à assister un ou plusieurs responsables et de contribuer la bonne organisation des activités du service.

Des postes de secrétaire assistant(e) sont ouverts dans tous les types d’entreprises.

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Les missions du / de la secrétaire assistant(e)

Demandant polyvalence, rigueur et efficacité, le poste de secrétaire assistant(e) est d’une importance primordiale au sein de toute entreprise.

Aujourd’hui plus que jamais, le ou la secrétaire assistant(e) doit être capable de répondre à une multitude de demandes et doit posséder de nombreuses qualités, lui permettant de remplir un large panel de missions.

Très souvent, le ou la secrétaire assistant(e) est le premier contact d’un client, d’un visiteur ou d’un prestataire. Il ou elle assure ainsi l’accueil de ces derniers, qu’il soit téléphonique ou physique. De ce fait, le ou la secrétaire doit impérativement être au fait de l’ensemble des activités de l’entreprise dans laquelle il ou elle officie, afin d’orienter au mieux toute personne extérieure ou tout nouvel arrivant dans l’entreprise.

Les missions du ou de la secrétaire assistant(e) sont également d’ordre administratif. En effet, la réception et la rédaction de courrier et e-mails, le classement et l’archivage de dossiers ou encore la prise de notes et la rédaction de comptes-rendus de réunions sont des tâches qui lui incombent.

Le ou la secrétaire assistant(e) est aussi en charge de la tenue de l’agenda de sa hiérarchie. Rendez-vous déplacés ou annulés, réunions d’équipe… Il ou elle doit s’assurer que ces éléments sont à jour, pour éviter tout désagrément. De la même façon, il lui est souvent demandé d’organiser les déplacements professionnels du ou des services dans lesquels il ou elle opère.

Enfin, il faut préciser que la taille de la structure dans laquelle est employé(e) le ou la secrétaire assistant(e) influe sur les fonctions qui lui sont attribuées. Plus cette structure est importante, plus les missions se spécialisent. Il ou elle peut ainsi se concentrer sur un domaine en particulier, souvent d’ordre administratif, voire commercial ou comptable. Dans ce dernier cas, il lui sera par exemple demandé de participer à l’élaboration des fiches de paie des employés de l’entreprise.

Salaire d’un(e) secrétaire assistant(e)

Le salaire d’un ou d’une secrétaire assistant(e) débutant(e) se situe autour de 1 680 euros bruts par mois. Cette rémunération varie cependant selon différents critères : la technicité du poste, les responsabilités confiées, le lieu d’exercice, la taille de l’entreprise, etc.

Une fois senior, le ou la secrétaire touchera en moyenne entre 2 000 et 2 458 euros bruts mensuels.

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Evolution de carrière

Après quelques années d’expérience, le ou la secrétaire assistant(e) pourra se spécialiser dans un domaine qu’il ou elle maîtrise. De secrétaire assistant(e), il ou elle accèdera ainsi à des postes de secrétaire commercial(e), de secrétaire administratif(ve), de secrétaire comptable ou encore d’assistant(e) de direction.

Travailler dans le secteur du secrétariat

Bien qu’ils soient accessibles aux jeunes diplômés, les postes de secrétaire assistant(e) exigent la plupart du temps un certain niveau d’expérience. 

Comme évoqué plus haut, la polyvalence est un atout clé pour les personnes souhaitant évoluer dans le secteur du secrétariat. En plus de cette qualité, le ou la secrétaire assistant(e) doit être organisé(e) et méthodique. Devant fréquemment gérer plusieurs dossiers et demandes en parallèle, il ou elle sait hiérarchiser ses missions par ordre d’importance, afin de les mener à bien.

Le ou la secrétaire doit, malgré son emploi du temps parfois très chargé, se rendre disponible à tout moment. Répondre à des urgences imposées par son supérieur fait ainsi partie de son quotidien. Pour autant, il ou elle ne doit négliger aucune des tâches qui lui sont déléguées.

Rédiger des courriers, des e-mails ou des comptes-rendus est une mission qui revient souvent aux secrétaires assistant(e)s. Une maîtrise parfaite de la langue française est par conséquent très importante, tout comme la capacité d’écrire rapidement et de synthétiser des informations. Cette dernière compétence est notamment utile lorsque le ou la secrétaire assiste à des réunions, lors desquelles il ou elle devra prendre des notes dans l’objectif d’en faire un compte-rendu.

Pour finir, des qualités humaines et un bon sens du relationnel sont nécessaires pour travailler dans le domaine du secrétariat. Le ou la secrétaire assistant(e) est en contact permanent avec les différents acteurs de l’entreprise et est souvent le premier interlocuteur des clients, prestataires ou visiteurs. Rester courtois(e) est indispensable, quelle que soit la situation. Dans certains secteurs d’activités, la pratique de l’anglais, voir d’une troisième langue étrangère est une condition non-négociable.

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Pour accéder à des secteurs d’activité spécifiques (secrétariat juridique ou médical, vente et commerce, etc.), une formation complémentaire peut également être requise.

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