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> Formation animaux > Parcours professionnels > Parcours professionnel : Assurer la gestion administrative et le secrétariat en structure vétérinaire

Les objectifs du parcours professionnel

Ce parcours professionnel s’adresse principalement aux personnels de cabinet, clinique, centre hospitalier vétérinaire.

Il permet d’acquérir les compétences nécessaires à la bonne prise en charge de la gestion administrative des dossiers client ainsi que des documents administratifs propres à la structure. L’ensemble des tâches administratives doivent être également réalisées en faisant preuve de compétences afin de contribuer à la bonne prise en charge des données traitées.

Suivi
personnalisé

Flexibilité

100% Digital

83,5 % d'élèves satisfaits*

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Public visé

Auxiliaires vétérinaires en cabinet, clinique ou centre hospitalier vétérinaire souhaitant acquérir ou approfondir de nouvelles compétences.

Pré-requis

Pour suivre la formation et/ou s’inscrire à l’examen, il est conseillé d’avoir :

  • Un niveau satisfaisant au niveau des socles de connaissance en culture générale
  • Une expérience professionnelle en structure vétérinaire d’un an
  • Un niveau 3 (équivalent à CAP ou BEP)

Conditions d'accès au parcours professionnel

  • Entretien préalable de motivation par téléphone avec un conseiller d’étude.
  • Suite à l’entretien, satisfaire à un test de positionnement.
  • Compléter un dossier d’inscription (état civil, formation scolaire, situation actuelle, équipement informatique, conditions d’études, projets professionnels, modalités de paiement.). Joindre à ce dossier une pièce d’identité.
  • Être âgé d’au moins 18 ans lors de la demande de candidature.
  • Être équipé d’un matériel informatique (ordinateur, caméra et microphone) et d’une connexion internet pour accéder aux contenus de formation et/ou à l’évaluation.

Voie d'accès au parcours professionnel

  • Par formation continue
  • Par candidature individuelle

Modalités pédagogiques

À distance

Moyens pédagogiques

  • Une connexion au réseau internet autorisant l’accès au web.
  • Un ordinateur sur lequel l’installation de logiciels est autorisée.

Durée de la formation

60 heures.

Suivez sereinement votre formation en ligne grâce à votre Espace Élèves en ligne. Accessible 7j/7 et 24h/24, vous pouvez vous y connecter depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. Ainsi, vous travaillez à votre rythme et gérez votre formation à distance comme vous l’entendez.

L’Espace Élèves, mis à votre disposition dès votre inscription, vous donne accès à de nombreux contenus de formation.

Parce que votre temps est précieux, vous disposez d’une messagerie qui vous permet de contacter directement vos professeurs pour prendre rendez-vous pendant leurs permanences téléphoniques ou simplement leur demander des conseils ! 

Avec votre Espace Élèves, vous bénéficiez d’un véritable suivi personnalisé ! 

Compétences générales visées

  • Traiter les informations transmises par les clients et les membres de l’équipe (prise de RDV, mise à jour dossiers clients, relance des rappels de vaccination, etc.) :
    • les demandes de prise de rendez-vous en respectant le planning des vétérinaires, les urgences et l’organisation interne de la structure (journées réservées aux opérations, à la présence d’intervenants extérieurs, aux visites à l’extérieur, disponibilité des installations, etc.) ;
    • la transmission des messages ;
    • la mise à jour des dossiers clients ;
    • les relances de rappels de vaccination ;

pour garantir les impératifs de traçabilité et de fiabilité des échanges avec l’extérieur et assurer les relais auprès des vétérinaires et autres membres de l’équipe.

  • Traiter la communication écrite en :
    • assistant le vétérinaire dans la mise en forme et la rédaction des comptes-rendus et courriers ;
    • en traitant, dispatchant et archivant le courrier (entrant et sortant) ;

pour assurer la bonne transmission des informations utiles au fonctionnement de l’activité.

  • Établir des devis et des factures en s’appuyant sur :
    • la codification des actes et les tarifs des produits soumis ou non soumis à prescription et leurs taux de TVA ;
    • les différents modes de règlement ;
    • les possibilités d’échelonnage de paiement ;

pour organiser dans des délais acceptables les paiements et assurer une trésorerie saine à la structure.

  • Gérer le traitement des factures :
    • en enregistrant les règlements (clients et fournisseurs) ;
    • en assurant les relances paiement en suivant les échéanciers ;

pour sécuriser la gestion de la trésorerie de la structure vétérinaire et transmettre aux responsables comptables des documents fiables et actualisés.

  • Assurer le rangement et le stockage des produits de manière fonctionnelle, en veillant aux conditions spécifiques de conservation des produits fragiles et sensibles, afin d’optimiser la logistique quotidienne.

 

  • Gérer les stocks des produits de la structure vétérinaire :
    • en surveillant les dates limites d’utilisation des produits et les besoins de renouvellement ;
    • en organisant le passage des commandes de produits et de matériels auprès des différents fournisseurs et centrales d’achat ;
    • en assurant le suivi et la réception des commandes (médicaments, aliments, matériels, accessoires, etc.) ;

pour les alimenter et les réajuster en fonction des ventes et des besoins.

  • Réaliser l’inventaire des stocks des produits de la structure vétérinaire pour servir les états financiers et comptables.

Programme détaillé du parcours professionnel

Accueillir le client et l'animal
  • L’accueil physique et téléphonique du client
Gérer la prise de rendez-vous de la structure
  • La planification des rendez-vous et des activités
Gérer les documents administratifs
  • La gestion des documents administratifs
Maîtriser les opérations comptables de base
  • Les opérations comptables
Effectuer les opérations de paiement
  • Les opérations de caisse et de paiement
Gérer les stocks et les commandes
  • La gestion du suivi du stock, des commandes et des livraisons

Conditions d'accès à l'examen

Découvrez les conditions requises pour se présenter à l'examen
  • Avoir réalisé une période de formation en milieu professionnel d’au moins 4 semaines dans une même structure (pour les personnes sans emploi) ou justifier d’un emploi actuel (pour les personnes salariées).
  • Remplir un dossier d’inscription. Joindre à ce dossier une attestation de l’employeur ou du tuteur de stage.
  • Avoir terminé son parcours professionnel.
  • Avoir obtenu une moyenne générale de 10/20 à l’ensemble des devoirs du parcours professionnel.

Modalités d'évaluation à distance de l'examen

Évaluation pratique sur la gestion des tâches d’accueil et administratives d’une structure vétérinaire avec soutenance orale.

Durée : 1 heure de préparation et 1 heure de soutenance orale.

Délivrance du certificat suite au parcours professionnel ouvert à distance

La délivrance du certificat se fera de façon indépendante de la mise en œuvre des évaluations dans un souci de neutralité.

Trois personnes seront désignées pour représenter le jury de délivrance du certificat :

  • Un représentant de l’organisme de formation en tant que Président du jury.
  • Deux professionnels extérieurs dont les activités sont en lien avec le parcours professionnel.

Le jury sera responsable de la remise du certificat.

Moyens d'évaluation de la satisfaction stagiaire

Tout au long de la formation et à l’issue de l’examen final, des questionnaires de satisfaction sont remis au stagiaire pour évaluer la qualité du contenu pédagogique ainsi que l’organisation du parcours professionnel.

Organisme de formation

Centre de préparation du parcours professionnel

L'avis de nos élèves : Educatel

4.3/5 sur 303 avis
La formation est intéressante . Surprise que de novembre à janvier je n'ai eu aucune classe virtuelle. Contente de pouvoir enfin m'inscrire à ...
valérie
bon suivi...
asli
Pour le moment je suis très satisfaite de ma formation. Toute l'équipe est au top ! Même en suivant une formation à distance nous n'avons ja...
nadege
Organisme sérieux...
didier
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